Un dispensador de tiques digital para evitar colas

La palabra cita proyecta un momento que está por venir; una fecha, una hora y un lugar posterior a ella. En los tiempos que corren su naturaleza va unida a otra compañera de la que es imposible librarse: previa. Dos vocablos que caminan juntos y buscan evitar aglomeraciones. Citas médicas, para la peluquería, hacer la declaración de la renta, sellar el paro, renovarse el permiso de conducir o pasar la ITV son ejemplos que las personas viven a diario.

Nadie se libra de esta dictadura del orden. Lo lógico es hacerlo a través de internet, teléfono o un dispensador de tiques a la entrada del recinto. Sin embargo, la tecnología avanza y propone alternativas adaptadas a los tiempos que, además, ofrecen múltiples ventajas a las dos partes: la administración, institución, compañía o servicio que tiene que dar respuesta y el ciudadano que acude a encontrarla y resolver su problema o necesidad.

En este camino de ida y vuelta, la empresa salmantina CGB Informática propone Chematic, un recurso modular diseñado para realizar la prestación eficiente de servicios mediante la gestión de colas y cita previa, tanto para entidades públicas como privadas, sin ningún tipo de instalación.

Una herramienta ideada para evitar salas de espera llenas y pérdidas de tiempo innecesarias, ya que las partes están al tanto en tiempo real de toda la información concerniente a la cita. « Comodidad y fácil manejo es lo que hemos querido plasmar en esta solución» , apunta para, más tarde, añadir que llevan más de 30 años dedicándose al desarrollo de software para hacer más sencilla la vida de la sociedad. 

En este sentido, González precisa que Chematic se puede utilizar desde cualquier dispositivo con acceso a internet sin que el usuario ni el personal de los centros de trabajo tengan que descargarse nada. Se aloja en sus sistemas o en la nube. De igual manera, subraya que el administrador puede dar de alta a las personas que sean necesarias y darles los permisos oportunos, previa configuración del centro, departamentos, trámites, entre otros. 

Los usuarios tienen la posibilidad desde esta herramienta de conocer las citas asignadas , que se programan de forma automática, dependiendo del horario del empleado que va a atender la cita –respetando sus turnos de descanso o salidas–, de la duración y del área que corresponda. También es posible conocer su estado que irá pasando de ‘en curso’, cuando esté en pleno trámite, a ‘servida’, en el momento que termine. Otras opciones que brinda son anularla si no puede acudir, por tanto, la aplicación recoge esta información y la etiqueta como ‘anulada’.

La app cuenta con un apartado para solicitar cita , rellenando un sencillo formulario donde se informa sobre el trámite y la sede donde se quiere acudir, en el caso de que existan varias. Una vez insertados todos los datos, envía al usuario un resumen de la cita a través del correo electrónico introducido o mediante la aplicación. Es más, cuando se acerca el día y la hora envía un recordatorio. 

Una funcionalidad «muy interesante» es que si la persona llega al centro donde ha reservado la cita una hora antes de la prevista, puede indicarlo con un simple clic en la leyenda adecuada para anunciar su presencia, con lo que Chematic automáticamente intenta agilizar la atención , incluso antes de la hora estipulada. Lo mismo pasa si el usuario llega más tarde. Existe la posibilidad de advertir de su demora en el mensaje informativo, con lo cual su cita se coloca en una cola virtual para que una vez que anuncie su presencia en la sede, sea atendido en el menor tiempo posible.

Si prefiere pedir cita en el kiosco, es decir, sin tener cita previa, puede hacerse a través de esta herramienta, ya que en el dispositivo de la persona que acude a resolver su trámite aparece una pantalla que se refleja en un dispensador in situ.

En este punto, aclara que también está preparado para hacerlo de forma presencial . La persona llega, solicita la cita donde especifica el trámite a realizar y la máquina le devuelve un papel con su turno. A partir de ese momento, Chematic se pone en marcha para insertar la cita dentro del horario establecido y respetando la agenda previa. 

En la sede, los usuarios tienen a su disposición una pantalla , en la que se observa la cita que está siendo atendida y la que lo será en el próximo turno, lo que garantiza que la persona esté informada en todo momento del transcurso de atención de citas. Todo esto es posible, tal y como indica, por la tecnología que se encuentra debajo de la solución: un software libre y adaptado a cualquier dispositivo con navegador. 

Respecto a las ventajas, recalca que el mayor valor añadido es el ahorro de tiempo, lo que se traduce en una mejor gestión de los recursos humanos, en el caso de la entidad, y una mayor autonomía para los usuarios.

Otro punto a favor es que permite a los empleados resolver cuestiones desde cualquier ventanilla o puesto de trabajo , ya que lo único que necesitan es conectarse a la aplicación. Además, dice que se parametriza para establecer los trámites que cada trabajador puede resolver, así como auditar el tiempo invertido en la atención de cada cita. Una acción que, tal y como señala, ayuda a programar la agenda de los empleados. En función del tiempo que requieran, la app se organiza respetando los tiempos de descanso y de realización de otras funciones.  En esta línea, puntualiza que la cita previa se mide en dos versiones: ‘Hora fija’ y ‘Hora de grupo’ . En la primera variante, se cita a un solo usuario a una hora determinada. En la segunda, se cita a varios usuarios, también parametrizable en el intervalo de tiempo establecido. La aplicación informa sobre el estado de cada trámite, el tiempo empleado para cada uno de ellos, los usuarios atendidos, el número de citas por empleado, etc., lo que conlleva una mayor optimización del tiempo de trabajo, así como de la eficiencia de los recursos.

Por todo ello, el director gerente de CGB Informática avanza que la solución se va a instalar «en breve» en varios hospitales de Alemania y Guinea Ecuatorial . Además, en estos momentos se está implantando en la Dirección General de Tráfico ( DGT ) y en la próxima renovación del Hospital Universitario La Paz. Es más, declara que Alemania ya ha adquirido el sistema para implantarlo en seis pilotos. 

Esta compañía salmantina lleva más de dos años trabajando en Chematic. En la actualidad se encuentran mejorando la aplicación y añadiendo aquello que demandan los clientes y los usuarios. Cuando nació, recuerda González, el Ayuntamiento de Salamanca fue el primero que la probó y la mejoró en las seis oficinas del Organismo Autónomo de Gestión Económica y Recaudación ( OAGER ). 

Su creación se produjo cuando CGB Informática detectó una necesidad para la gestión de colas y la solicitud de citas previas . Con esta idea en mente, decidió dar un paso al frente y mejorar todo lo existente en el mercado a través de una atención mucho más personalizada. Por ejemplo, sostiene que ninguna herramienta es capaz de anunciar la llegada de una persona antes de la hora de su cita previa o, por el contrario, advertir de que llega tarde.